E-mails naar gasten: beste tips en praktijken

September 2024

De huur van je vakantiewoning verloopt tegenwoordig vooral digitaal. Via een website voor vakantieverhuur adverteer je je vakantiehuis en boeken huurders hun verblijf. Dat betekent dat een e-mail vaak de eerste indruk is die gasten van je krijgen. Daarom is het zo belangrijk om een goede welkomstmail voor je vakantiewoning te hebben. Ook andere standaardmails, bijvoorbeeld met incheckinstructies of een bedankje na het verblijf, zijn fijn om bij de hand te hebben. Hier vind je e-mailsjablonen voor je vakantiewoning, zodat je een beeld krijgt van goede e-mails voor je gasten.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu

Welke e-mails moet je sturen?

E-mails van verhuurders van vakantiewoningen hebben een belangrijke functie. Ze zijn er vooral om gasten te informeren over hun verblijf. Gebruik deze mails dus niet als marketing en stuur er ook zeker niet te veel. Er bestaan drie e-mails die je zeker moet sturen naar je gasten:

• Een bevestigingsmail op het moment van boeken
• Een mail met incheckinstructies, 24 uur voor aankomst
• Een bedankmail na het uitchecken

Het is belangrijk om alle essentiële informatie binnen die drie e-mails te houden. Zorg er dus voor dat je alles wat je wilt delen een plek geeft binnen deze e-mails, zodat de communicatie met je gasten altijd duidelijk blijft. Hier vind je enkele AirBnB e-mail voorbeelden, zodat je ziet welke informatie je wanneer kunt delen.

Bevestigingsmail

Een bevestigingsmail heeft als functie om je gasten te laten weten dat de boeking goed is binnengekomen. De e-mail bevat ook alle belangrijke informatie rondom de boeking. Ga hier nog niet in op de dingen die gasten moeten weten tijdens hun verblijf. Een welkomstmail voor je vakantiewoning moet de volgende elementen bevatten:

• Reserveringsnummer
• Data van het verblijf
• Kamertype/accommodatietype
• Uitgewerkte kosten en volledige prijs
• In- en uitchecktijden
• Adres van de accommodatie
• Contactgegevens

Dit is de basis die in een welkomstmail zou moeten staan. Probeer dit niet in een lopende tekst te schrijven, maar geef alle informatie puntsgewijs. Dat maakt het makkelijker om belangrijke informatie terug te vinden. 

Je kunt ervoor kiezen om deze mail wat uit te breiden. Denk dan aan informatie over huisregels, die gasten zeker moeten kennen voordat ze vertrekken. Ook kun je alvast wat tips voor leuke excursies in de omgeving aan de e-mail toevoegen. Hierbij geldt wel dat je de belangrijkste informatie bovenaan zet. Dit is namelijk de informatie die gasten echt nodig hebben. Zet extra tips dus helemaal onderaan, zodat gasten zelf kunnen kiezen of ze van jouw advies gebruik willen maken.

Incheckinstructies

Zorg ervoor dat je gasten 24 uur voor hun aankomsttijd weten hoe ze in moeten checken. Moeten ze je bellen? En zo ja, wat is dan het telefoonnummer? Misschien bied je jouw gasten juist de mogelijkheid om je vakantiehuis te betreden met een code. Deze geef je in deze e-mail door, samen met de instructies om het slot van de woning te vinden. Heb je ergens een sleutel in een kastje zitten? Leg dan uit hoe gasten deze kunnen vinden.

Deze e-mail bevat ook praktische informatie over het verblijf. Denk dan aan de volgende onderwerpen:

• Informatie over het wegbrengen van vuilnis
• Leefregels, zoals geen feestjes of verboden voor huisdieren
• Lokale regelgeving waar gasten zich aan moeten houden, bijvoorbeeld tegen geluidsoverlast
• Eventuele gebruiksaanwijzingen voor apparatuur
• Het wachtwoord voor de wifi en voor eventuele smart-tv’s of andere apparaten
• Wensen over hoe de woning achtergelaten moet worden na vertrek

Ook hier heb je de ruimte om tips toe te voegen, van die ene lekkere bakker om de hoek tot een mooie excursie die gasten kunnen boeken. Het is ook slim om nog wat basisinformatie te herhalen, zoals het adres, foto’s van de accommodatie en natuurlijk jouw contactgegevens. Sluit de e-mail af met het advies dat gasten je altijd kunnen e-mailen of bellen wanneer ze vragen hebben tijdens het incheckproces of hun verblijf.

Uitcheckmail

Op de laatste ochtend van het verblijf stuur je je gasten een uitcheckmail. Deze heeft een paar functies:

• De gasten laten weten hoe ze de vakantiewoning achter moeten laten (bezemschoon, linnen verzamelen op de grond, of juist geen schoonmaak vereist)
• De gasten laten weten hoe ze een eventuele sleutel in moeten leveren
• De gasten bedanken voor hun verblijf
• De gasten vragen om een recensie achter te laten

Begin altijd bij de informatie die het meest relevant is voor de gast. Dat is dus de manier waarop de vakantiewoning moet worden achtergelaten en hoe de sleutel ingeleverd moet worden. Daarna ga je pas in op het bedanken voor het verblijf. Vraag de gasten of alles naar wens is geweest. Dit is direct het moment om te vragen om een recensie. Vraag gasten om eerlijke feedback en vertel ze dat een recensie andere bezoekers kan helpen om het juiste verblijf te vinden.

Ook hier kun je nog altijd afsluiten met jouw contactgegevens, mochten de gasten toch nog iets met je willen bespreken.

Hoe schrijf je goede e-mails naar je gasten?

Zelfs wanneer je alle belangrijke informatie in je e-mails verwerkt, blijft het de vraag hoe AirBnB gasten goed te contacteren zijn. Ook wanneer je via een andere website voor vakantieverhuur werkt, moet je geschikte mails opstellen voor jouw gasten. Het is daarbij belangrijk om de juiste toon te vinden. Wij geven je een paar tips om goede e-mails te versturen.

Houd het kort

Mensen nemen vaak niet de tijd om iedere e-mail aandachtig door te lezen. Daarom is het belangrijk om het kort te houden. Vul je e-mails niet met allerlei lege informatie, maar houd het bij de kern. Zet belangrijke informatie altijd bovenaan en probeer dit zo simpel en overzichtelijk mogelijk te houden.

Vind de juiste toon

Het is afhankelijk van jouw doelgroep wat de juiste toon is. Jonge gezinnen vragen misschien om wat speelser taalgebruik dan een zakelijke doelgroep. Houd de taal wel altijd simpel en duidelijk. Geen lange zinnen en ingewikkelde woorden, maar makkelijk leesbare teksten met voldoende witregels.

Personaliseer waar mogelijk

Gasten vinden het fijn om persoonlijk onthaald te worden. Ze willen daarom ook een e-mail van een vakantiewoningverhuurder die op hun wensen aansluit. Probeer tips en adviezen dus aan te passen aan het gezelschap dat je vakantiewoning huurt. Leuke uitjes met kinderen voor jonge gezinnen, tips voor uitgaansgelegenheden voor vriendengroepen of juist informatie over natuurgebieden in de buurt voor wandelaars.

Maak slim gebruik van de opmaak

De opmaak van je welkomstmail voor gasten kan al invloed hebben op hoe leesbaar hij is. Door belangrijke informatie dik te drukken, maak je deze extra zichtbaar. Ook opsommingslijsten zorgen voor een betere leesbaarheid, net als voldoende witregels. Stuur niet zomaar een lap tekst, maar kijk hoe je jouw informatie zo overzichtelijk mogelijk kunt overbrengen.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu