AVG: Gegevensbescherming in Portugal voor vakantieverhuur
Gids voor het verzamelen en opslaan van gastgegevens
Juli 2024
Als je een vakantieappartement in Portugal wilt verhuren, zijn er verschillende wetten en regels die je als eigenaar moet kennen om alles legaal te doen en gasten te kunnen ontvangen. Zaken zoals registratie, facturering en belastingbetaling zijn belangrijk voor een transparant en legaal proces. Dit betekent dat je onvermijdelijk gegevens van je gasten moet verzamelen, die nodig zijn voor de reservering en de uiteindelijke factuur.
Om een huurcontract voor vakantieverhuur op te stellen, moet de host de verstrekte gegevens verzamelen en verwerken. Daarop zijn de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR) van toepassing. Het is belangrijk om te begrijpen wat de AVG inhoudt en hoe je de privacy en veiligheid van deze informatie kunt waarborgen. Voordat je een betrouwbare website voor vakantieverhuur zoals Holidu kiest, moet je dit aspect verkennen en ontdekken welke procedures je moet volgen met betrekking tot gegevensbescherming.
Als je je afvraagt “hoe bescherm ik de gegevens van mijn gasten bij het verhuren van mijn vakantiehuis?”, lees dan deze korte gids over het verzamelen en opslaan van gegevens bij lokale accommodatie.
Persoonlijke gegevens en privacy: wat moet je weten?
De AVG-wet wordt vaak genoemd in de context van het leveren van diensten of het verkopen van producten en is ook van toepassing als je investeert in vakantieverhuur. Voordat we verder ingaan op gegevensbescherming bij vakantieverhuur, is het belangrijk om de concepten persoonlijke gegevens en privacy uit te leggen.
Persoonlijke gegevens zijn alle verstrekte gegevens die persoonlijke informatie bevatten waarmee iemand kan worden geïdentificeerd. Dit kunnen sociale, fysieke, psychische, fysiologische, economische of culturele gegevens zijn. Voorbeelden zijn naam, bankgegevens, geboortedatum, opleiding of paspoortnummer.
Deze informatie is beschermd door de bovengenoemde wet en er is een recht op gegevensprivacy, wat betekent dat degenen die de gegevens verzamelen een wettelijke verplichting hebben om de voorwaarden voor hun verwerking te volgen. De verzameling, registratie, opslag en gebruik van de gegevens moeten specifieke normen volgen om zowel de gegevenshouder als de entiteit of persoon die de gegevens vraagt te beschermen.
Gegevensbeschermingsregels in Portugal
Het Europees Parlement heeft de AVG (EU) 2016/679 uitgevaardigd, die de gegevensbeschermingswetten in Europa uniformiseert en regels vaststelt voor de verwerking van persoonsgegevens door personen of organisaties binnen de Europese Unie. De huidige wetgeving in Portugal, die overeenkomt met de nieuwe AVG, verving de oude wet (Wet 67/98 van 26 oktober) in mei 2018.
In Portugal wordt de gegevensbescherming gecontroleerd door de Nationale Commissie voor Gegevensbescherming (CNPD), de onafhankelijke regelgevende autoriteit die de naleving van de wet controleert en verdedigt om de rechten, garanties en vrijheden van burgers met betrekking tot hun gegevensgebruik te waarborgen. Omdat de regels gelden voor alle sectoren die gegevens verzamelen, waaronder vakantieverhuur, is het belangrijk dat eigenaren van lokale accommodaties, inclusief degenen die adverteren op een vakantieverhuurportaal zoals Holidu, op de hoogte zijn van de regels en mogelijke wijzigingen. Raadpleeg de meest recente informatie op de website van de Nationale Commissie voor Gegevensbescherming en/of de website van de Europese Unie.
Beste praktijken voor vakantieverhuurders
Als eigenaar van een vakantieverhuur weet je dat er cruciale gegevens zijn die een gast nodig heeft om een reservering te maken. Naam, fiscale adresgegevens en persoonlijke en fiscale identificatienummers zijn gemeenschappelijke vereisten, en sommige platforms vereisen ook andere gegevens zoals de geboortedatum.
Of je nu via een verhuurwebsite werkt of niet, als eigenaar moet je beseffen dat alle persoonlijke informatie van gasten gevoelige gegevens zijn die worden beschermd door de AVG. Je moet uiterst zorgvuldig omgaan met hun verzameling en verwerking. De AVG stelt duidelijke wettelijke eisen op het gebied van privacy en verplicht eigenaren van lokale accommodaties (zoals individuen en bedrijven in andere sectoren) om:
- Gasten te informeren over het gebruik van de verzamelde gegevens, de bewaartermijn en hun wettelijke rechten in dit verband;
- Gegevens veilig te verzamelen en ze uitsluitend te gebruiken voor de beoogde doeleinden;
- De gegevenshouder toegang te geven tot alle persoonlijke gegevens in het bezit van de eigenaar, evenals toegang tot het geschiedenis van alle acties die zijn ondernomen met die gegevens.
Hoe gevoelige informatie te beschermen en naleving van de regelgeving te waarborgen
Om de gegevens van klanten te beschermen en te voldoen aan de wettelijke procedures, is het het beste om te vertrouwen op veilige platforms waar eigenaren een duidelijk privacybeleid hebben die in overeenstemming is met de geldende regelgeving, zoals te zien is in ons privacybeleid bij Holidu. Belangrijke aspecten om in overweging te nemen en die je op deze website kunt vinden, zijn:
- Op de hoogte blijven van de geldende wetten in Portugal en Europa met betrekking tot gegevensbescherming;
- Een transparant en duidelijk document opstellen over het privacybeleid, waarin het gebruik en de bewaartermijn van de gegevensverzameling wordt vermeld;
- Het gebruik van bijgewerkte software met geavanceerde beschermingssystemen tegen cyberaanvallen en het regelmatig uitvoeren van kwetsbaarheidstests om de systeembeveiliging te waarborgen;
- Het opstellen van noodplannen in geval van online aanvallen met kwaadaardige bedoelingen;
- Het inhuren van gespecialiseerde teams die helpen de risico’s met betrekking tot gegevensverwerking te verminderen.
Samenvattend
Omdat vakantieverhuur te maken heeft met het verstrekken van persoonlijke gegevens, valt het onder de wettelijke voorwaarden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Eigenaren zijn wettelijk verplicht om informatie te verstrekken over welke gegevens worden verzameld, het gebruik ervan en de bewaartermijn. Ze moeten ook ervoor zorgen dat ze up-to-date systemen en veilige software gebruiken om verlies of diefstal van gevoelige informatie te voorkomen. Adverteren van je vakantiehuis op platforms zoals Holidu biedt extra bescherming voor de eigenaar, aangezien reserveringen en betalingen via deze weg voldoen aan het Europese en Portugese wettelijke kader voor gegevensprivacy.