Facturen opstellen voor je vakantiewoning

Juni 2024

Ben jij de trotse eigenaar van een vakantiehuis en bied je deze vakantiewoning aan op een website voor vakantieverhuur? Dit kan je behoorlijk wat geld opleveren en om dit geld ook daadwerkelijk te ontvangen stel je een factuur voor verhuur op. Hoe stel je zo’n factuur voor vakantieverhuur op? Doe je voordeel met onze tips en maak ook gebruik van het sjabloon voor factuur voor vakantieverhuur.

Eerst de verhuurovereenkomst, dan de factuur

Je kunt pas een factuur voor vakantieverhuur opstellen als je een huurovereenkomst hebt afgesloten met de huurder. Hierin leg je afspraken vast over de rechten en plichten van huurder en verhuurder. Bij de verhuur van een vakantiewoning zijn er geen wettelijke eisen. Je bepaalt zelf welke afspraken je vastlegt. Doe dit zorgvuldig, zodat je eventuele discussies achteraf voorkomt. Het opstellen hiervan wordt meestal uit handen genomen door het portaal voor vakantieverhuur. De verhuurovereenkomst is de basis voor je factuur. In een huurovereenkomst staan de volgende zaken:

• Gegevens van de huurder en de verhuurder
• Start- en einddatum van de verhuurovereenkomst
• Omschrijving en het adres van de vakantiewoning
• Huursom (inclusief borg) en wijze van betaling
• Plichten van huurder en verhuurder
• Afspraken over gebruik
• Manier van oplevering en gebruik

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu

Voorbeeld voor factuur voor vakantieverhuur

Een factuur voor vakantiehuis tussen particulieren is niet nodig. Als je als ondernemer bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel stel je wel een factuur op. Het portaal voor vakantieverhuur kan deze factuur niet voor je opstellen, omdat de btw aan de verhuurder van de vakantiewoning moet worden afgedragen. Vaak stuur je de factuur al mee met de verhuurovereenkomst en kun je simpelweg verwijzen naar de verhuurovereenkomst. Stuur je de factuur later? Doe dan je voordeel met dit sjabloon voor factuur voor vakantieverhuur:

(Bedrijfs)naam verhuurder
Straat en huisnummer
Postcode en plaats
(Optioneel btw-nummer)
(Optioneel KvK nummer)

Factuurdatum en Boekingscode

Voorletters en achternaam huurder
Straat en huisnummer
Postcode en plaats

Datum

Omschrijving                                                                                     Bedrag

Huurperiode (datum en aantal nachten)                                      €………

Schoonmaakkosten                                                                           €………

Toeristenbelasting                                                                            €………

Totaal ex. Btw

Btw 9 procent                                                                            €………

Totaal incl. btw                                                                           €………

Borg                                                                                             €………

Totaal incl. borg                                                                        €………

Uiterlijke betaaldatum en bankrekeningnummer.

Bij het opstellen van een factuur is het belangrijk dat je alle kosten meeneemt. Adverteer je je vakantiehuis? Vergeet dan bijvoorbeeld niet de advertentiekosten mee te nemen in de berekening van de huurprijs. We gaan nog nader in op de verschillende onderdelen die van invloed kunnen zijn op de hoogte van de factuur.

We adviseren je ook om gebruik te maken van een factuurprogramma dat eventueel gekoppeld is aan een boekhoudprogramma. Deze programma’s helpen je eenvoudig een factuur te genereren en vaak is het ook mogelijk om een herinnering in te stellen als de betaling niet binnen de betalingstermijn is voldaan. Je verstuurt dan een betalingsherinnering.

Hoe ga je om met borg?

Een borg rekenen bij de verhuur van je vakantiewoning is in Nederland vrij gebruikelijk. Met deze borg ben je er zeker van dat je eventuele extra kosten op de gast kunt verhalen. Denk hierbij aan extra schoonmaakkosten als je woning buitensporig vies is achtergelaten of in geval van schade. Hoe bepaal ik de hoogte van de borg voor de verhuur van mijn vakantiewoning? Een bedrag van gemiddeld € 100 is gebruikelijk. Dit is ook afhankelijk van hoe luxe je vakantiewoning is ingericht en hoeveel voorzieningen er beschikbaar zijn. Als de gast gebruik mag maken van extra faciliteiten, zoals bijvoorbeeld een zwembad en je ook handdoeken en badjassen beschikbaar stelt, kun je een hogere borg hanteren. Let er wel op dat je jezelf niet uit de markt prijst met de borg die je vraagt. De borg zet je ook op de factuur. Bied je gasten de mogelijkheid om de borg met hun creditcard te voldoen of laat ze de borg vooraf overmaken. Na de verhuur stuur je een creditfactuur voor de borg en betaal je de borg weer terug als alles in orde is en er geen extra kosten gemaakt zijn.

Toeristenbelasting opnemen op de factuur

Toeristenbelasting is de belasting die vakantiegangers betalen als ze in een gemeente verblijven waar ze niet staan ingeschreven. Als eigenaar van een vakantiewoning krijg jij de aanslag voor de toeristenbelasting. De toeristenbelasting mag je opnemen op je factuur. Gemeenten bepalen zelf welk tarief ze hanteren voor de toeristenbelasting. Informeer hiernaar bij de gemeente waar jouw vakantiehuis staat. Houd er bij het opstellen van de vakantieverhuur factuur rekening mee dat de toeristenbelasting per persoon berekend wordt.

Btw op je vakantiewoning

Voordat je aan de slag gaat met de verhuur van je vakantiewoning en het opstellen van facturen is het belangrijk om wat meer te weten over btw. Btw is de belasting over de toegevoegde waarde die consumenten betalen over goederen en diensten. Bij de aankoop van je vakantiehuis betaal je 21 procent btw. Ook bij levering van een vakantiehuis binnen twee jaar na de eerste ingebruikneming ben je btw verschuldigd. Als je je woning volledig verhuurt, mag je deze btw volledig terugvorderen, omdat je gezien wordt als ondernemer. ‘Wat als ik deels kies voor eigen gebruik en deels voor verhuur van mijn vakantiehuis?’ In dat geval mag je een deel van de btw terugvragen. Verhuur je je vakantiehuis 70 procent van het jaar? Dan mag je 70 procent van de btw terugvragen.

Over de verhuur van je vakantiewoning moet je ook btw betalen. Hierbij gaat het om een percentage van 9 procent. Het maakt hierbij niet uit of je de woning rechtstreeks verhuurt of dat je de verhuur regelt via een portaal voor vakantieverhuur. Op de factuur voor vakantieverhuur neem je de btw op. Particulieren dragen geen btw af, daarom moet jij de btw die je van je particuliere huurder ontvangen hebt zelf afdragen aan de Belastingdienst. Het kan gunstig zijn om deel te nemen aan de kleineondernemersregeling (KOR) waardoor je geen btw meer hoeft te berekenen aan je huurders en zelf ook geen btw meer hoeft af te dragen. Btw maakt dan geen onderdeel meer uit van de factuur. Laat je adviseren door een belastingexpert of informeer hiernaar bij de Belastingdienst.

Houd je verhuurtarief actueel

Als je je vakantiewoning regelmatig verhuurt, wordt het versturen van facturen al gauw een routineklus. Houd rekening met wisselende huurprijzen in het hoog- en laagseizoen of het berekenen van een hogere huurprijs als er evenementen zijn in de buurt van je vakantiewoning. Check daarom altijd het verhuurtarief op de factuur voordat je deze verstuurt. Deze tarieven moeten overeenkomen met de prijzen die in de boekingsbevestiging en in het contract staan.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu