Tips om efficiënt je boekingskalender te beheren

Juni 2024

Boekingen zijn de essentie van een vakantieverhuurbedrijf. Het goed beheren ervan is niet alleen een verplichting, maar ook een noodzaak en een uitdaging om het maximale economische rendement te behalen. In dit artikel zullen we tips en technieken aanbieden om een goed beheer van een boekingskalender te realiseren. Bij Holidu is onze belangrijkste missie om gasten en hosts samen te brengen om een droomverblijf te garanderen. 

Organisatie van beschikbare data

Het ordelijk, strikt, methodisch en realtime organiseren van beschikbare data in je accommodatie is absoluut essentieel voor een goed beheer van je vakantieverhuur. Daarom raden we aan om een gecentraliseerde kalender te hebben die alle bevestigde boekingen bevat en permanent up-to-date is, om zo de interactie met gasten op elk moment te vergemakkelijken. De in- en uitcheck van gasten moet te allen tijde gecontroleerd zijn.

Wat nooit mag gebeuren, onder geen beding, in onze vakantieverhuur is dat twee boekingen elkaar overlappen en dat sommige gasten zonder accommodatie komen te zitten. Dit kan niet alleen een verlies aan inkomsten betekenen, maar ook een reputatieprobleem veroorzaken. We kunnen slechte recensies ontvangen, de perceptie van ons kan worden geschaad, ook al willen we juist het tegenovergestelde bevorderen: vriendelijke mond-tot-mondreclame die onze professionaliteit weerspiegelt. We moeten overbrengen dat ons bedrijf solide is, dat we serieuze eigenaren zijn die zich inzetten voor de legitieme behoeften van hun klanten.

Heb je hulp nodig bij het efficiënt organiseren van de datums in je kalender? Holidu biedt integratie van verschillende boekingskalenders met hun gespecialiseerde Holidu Channel Manager-services. Met dit systeem wordt je vakantiewoning gepubliceerd op maar liefst 27 boekingswebsites, waardoor je toegang krijgt tot een potentieel publiek van miljoenen reizigers. Hier zijn de belangrijkste voordelen van dit beheersysteem voor je vakantieverhuur:

• Je krijgt een omnichannel boekingskalender die perfect gecentraliseerd is. Maak je geen zorgen over de verschillende manieren waarop klanten binnenkomen; Holidu centraliseert alles voor je en met één blik kun je de boekingsaanvragen zien, van welk platform ze ook komen. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest.
• Je ontvangt betalingen vóór het inchecken. Betaling vooraf van de boeking stelt je in staat om liquide middelen te verkrijgen voor het geval je fondsen nodig hebt om een probleem op te lossen, maar het zal je ook gemoedsrust geven: je zult fraude vanaf dag één vermijden.
• Je hebt toegang tot gespecialiseerd advies om je prijzen per seizoen vast te stellen. Als je niet weet welke prijzen je aan elk seizoen moet toewijzen, maak je geen zorgen, Holidu geeft je richtlijnen om een ​​concurrerende prijs op de markt te bepalen op basis van jouw voorwaarden.
• Je hebt een professioneel team tot je beschikking om je advertentie op te stellen, met kwaliteitsfoto’s die de beste versie van je eigendom laten zien om meer gasten aan te trekken.
• Zowel jij als je gasten hebben een vriendelijke klantenservice tot jullie beschikking. Bij twijfel staat er altijd een professional in vakantieverhuur aan de andere kant van de telefoon of het scherm om je te helpen.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu

Huisregels, een essentieel aspect

Als hosts moeten we een reeks huisregels vaststellen die transparant, rigoureus, strikt en niet voor misverstanden vatbaar zijn. We hebben het over annuleringsbeleid, inchecken, uitchecken, het gebruik van het pand (ook met betrekking tot het samenleven met buren), betalingsmethoden… Zodra deze regels zijn ingesteld, zullen gasten veel duidelijker hebben hoe de werking van onze vakantieverhuur is en zal alles soepel verlopen. Om het lot niet te tarten, stuur altijd ruim voor het verblijf een lijst met regels zodat gasten deze van tevoren kunnen kennen.

Wat betreft annuleringen: je annuleringsbeleid moet transparant, begrijpelijk, zo flexibel mogelijk en eerlijk zijn. Zorg ervoor dat het altijd van tevoren is vastgesteld met je gasten. In dit opzicht moet je strikt zijn en je gasten volledig rechtvaardig behandelen. Annuleringen zijn een alledaags onderdeel van vakantieverhuur en je zult eraan moeten wennen. Als je ze wilt minimaliseren, verhoog dan je eisen in de reserveringscontracten, zodat je alleen echt geïnteresseerde klanten krijgt.

Synchronisatie met meerdere platforms: het belang van communicatie

Om een grondige, dynamische en strenge controle over de boekingen in je vakantiewoning te behouden, moet je ook een vlotte communicatie met je klanten opbouwen. Deze communicatie kan en moet vanaf het begin multikanaal zijn, wat betekent dat deze via verschillende kanalen moet verlopen: telefoon, sociale media, vakantieverhuurplatforms, instant messaging (WhatsApp, Telegram…), e-mail, enzovoort.

De mogelijkheid om een reservering of annulering via verschillende kanalen te doen, is niet alleen een voordeel voor mogelijke annuleringen of last minute verzoeken, het is ook een concurrentievoordeel ten opzichte van accommodaties die nog niet op de belangrijkste platforms staan. Hoe meer gemak we bieden aan ons doelpubliek, hoe beter. Onze omnichannel aanwezigheid kan leiden tot positieve recensies; houd hier rekening mee.

Aan de andere kant willen we je eraan herinneren dat sommige eigenaren, vooral degenen die meerdere vakantieaccommodaties beheren, ervoor kiezen om een gepersonaliseerde virtuele (AI) assistent te hebben. Dit stelt hen in staat om op elk moment telefoontjes en e-mails te beantwoorden die ze ontvangen. Dit is een optie om te overwegen, maar het hangt grotendeels af van je investeringsvermogen.

Maar let op! De synchronisatie van boekingen en annuleringen via verschillende kanalen moet strikt zijn. Alleen door een bijgewerkte kalender bij te houden, kun je de beschikbaarheid van het pand kennen op het moment van het boeken van een vakantie in realtime. Je moet je eigendommen vooral goed volgen tijdens het hoogseizoen of tijdens die weekends of speciale datums waarop je kortingen hebt aangeboden aan gasten. Dit zijn de meest complexe datums om te beheren.

Hoe optimaliseer je het tijdsbeheer?

We hebben al gezien dat het implementeren van geschikte software en/of diensten die bijdragen aan het uitbreiden van de verbindingen met klanten essentieel zijn om je eigendom winstgevend te maken. Maar er zijn nog veel meer strategieën om tijd te besparen en je bedrijf te dynamiseren. Zo kun je bijvoorbeeld de schoonmaak- en onderhoudsdiensten van je appartement of vakantiewoning automatiseren en dus vaste en regelmatige uren instellen om deze diensten te coördineren.

Evenzo kun je ook specifieke programma’s of gespecialiseerde apps gebruiken om de volledige financiële boekhouding te voeren. Er zijn eigenaren die alle diensten van hun pand uitbesteden, inclusief het beheer en de administratie. Heb je ooit overwogen om ook uit te besteden?

Bij Holidu zijn we gespecialiseerd in het vereenvoudigen en stroomlijnen van het reserveringsbeheer voor eigenaren. Volg onze adviezen op en je kunt die sprong in kwaliteit en professionaliteit maken waar je naar op zoek was. En als je technisch advies nodig hebt, staan we altijd klaar om je te helpen. Met Holidu kun je je bedrijf consolideren en er het maximale rendement uit halen.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu