Waarom en hoe je een inventaris van je vakantiewoning maakt

Augustus 2024

Vakantiehuizen worden altijd gemeubileerd verhuurd. Naast meubels zijn er ook andere dingen zoals elektronica en servies aanwezig om het je gasten naar de zin te maken. Met al deze inboedel is het belangrijk om een inventarislijst op te stellen. In dit artikel leggen we je niet alleen uit waarom, we geven je ook tips om je bezittingen te beschermen, slijtage te beheren en eventuele geschillen met gasten af te handelen.

Wat is een inventaris?

Een mooie en kwaliteitsvolle inrichting maakt je vakantiewoning aantrekkelijker voor potentiële gasten. Comfort is belangrijk en daarom investeer je in meubilair van goede kwaliteit. Je wilt er natuurlijk ook voor zorgen dat je gasten alles ter beschikking hebben voor een leuk verblijf: voldoende borden en bestek, elektronica zoals een smart TV of geluidssysteem, uitrusting voor het zwembad, zachte handdoeken enzovoort. Daarbovenop voeg je decoratieve accenten toe om je gasten een thuisgevoel te geven. Denk hierbij aan schilderijen, sierkussens en planten die niet te veel onderhoud vragen. 

Al deze elementen zijn een grote investering voor hosts. Om die investering te beschermen, kan je een aantal maatregelen nemen. Zo stel je bijvoorbeeld duidelijke huisregels op met richtlijnen voor het gebruik van de technologie in je vakantiehuis, en met regels voor het gebruik van ruimtes zoals de gym of het zwembad. Maar er is een maatregel die veel hosts over het hoofd zien: de inventaris.

Een inventaris van een vakantiehuis in een complete lijst van alle inboedel, accessoires en toebehoren van de accommodatie. Bij elk item wordt vaak vermeld wanneer het item werd aangeschaft of vervangen, de meest recente inspectiedatum en de staat waarin het item verkeerde tijdens de laatste inspectie. Er kan ook andere nuttige informatie in worden opgenomen, zoals informatie over de garantie van het item.

Waarom is een inventaris van je vakantiewoning belangrijk?

Een inventaris heeft twee belangrijke voordelen. Het kan geschillen met gasten makkelijk oplossen, en het garandeert het comfort van je gasten.

Je gaat natuurlijk altijd uit van het positieve, maar het kan voorkomen dat gasten bij hun vertrek spullen uit jouw vakantiewoning meenemen. Ook kan het zijn dat er meubels of spullen beschadigd raken. Een inventaris helpt je om deze dingen op te merken. Wanner zo een geval zich voordoet, is het aan jou om de nodige stappen te ondernemen en de gast te informeren dat het waarborgbedrag niet volledig of helemaal niet wordt teruggegeven. Met een goede inventaris heb je documentatie om jouw claim te ondersteunen en deze geschillen snel op te lossen.

Een inventaris is ook handig bij de schoonmaakinspecties van je vakantiewoning. Het is makkelijk om, aan de hand van de inventaris, te controleren of alle meubilair nog in goede staat en comfortabel is. Je krijgt zo een idee van wat er allemaal aan vervanging of onderhoud toe is. Eventuele beschadigde items vervang je met hetzelfde exemplaar. En als je volgende onderhoudsronde nog ver weg is, maar er toch wat werk nodig is, kun je makkelijk een extra onderhoudsbeurt inplannen. Zo garandeer je dat het verblijf van je gasten altijd uitstekend is.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu

Tips voor het documenteren en inventariseren

Met onze tips leg je snel en makkelijk de items in je vakantiehuis vast:

Neem alles op in je inventaris

Maak een uitgebreide lijst van alle items in je vakantiewoning. Alles wat niet vaststaat, mag daarin worden vermeld. Denk hierbij aan zowel de grote meubels en elektronica als de theelepeltjes. Indien van toepassing vermeld je op de lijst ook het merk, model en serienummer. Een goede tip is om een foto te maken van elk item. Dit kan van pas komen bij eventuele geschillen met gasten, want je hebt bewijs van de staat van het item voor het verblijf. Breng ook een label aan op je meubels en accessoires. Dit doe je op een onzichtbare plaats, zoals een sticker onder de bank of op de achterkant van een schilderij.

Bewaar aankoopbonnen en garantiedocumenten

Facturen, bonnen en garantiedocumenten zijn belangrijk om te bewaren. Denk hierbij aan de documenten van je koffiezetapparaat, de oven en de waterkoker. Als je een claim moet indienen bij een verzekeringsmaatschappij, een geschil hebt met een gast of als een apparaat kapot gaat binnen de garantietermijn, zijn deze documenten onmisbaar. Zorg ervoor dat je het papierwerk, inclusief foto’s makkelijk toegankelijk en georganiseerd houdt. Zo vind je alles makkelijk terug als dat nodig is.

Maak een digitale back-up

Tegenwoordig ontvang je veel bonnen en documenten digitaal, maar dat geldt niet voor alles. Zorg er daarom voor dat je een digitale back-up hebt van alle essentiële documenten. Scan documenten en bonnen in en bewaar ze in een cloudomgeving of op een externe harde schijf. Zo weet je zeker dat je ze niet kwijtraakt. Als je originele documenten verloren gaan, heb je altijd nog toegang tot de digitale versies.

Actualiseer je inventaris regelmatig

Als je nieuwe items koopt voor je vakantiewoning of oude items weggooit, is het belangrijk om je inventarislijst bij te werken. Neem ook regelmatig nieuwe foto’s van de items in je inventaris. Deze updates zijn belangrijk voor de dekking van de inboedelverzekering van je vakantiehuis. Zo weet je meteen of jouw polis nog voldoende dekking biedt.

Een andere maatregel: Borg vragen voor je vakantiehuis

Als je een vakantiewoning verhuurt, is het gebruikelijk om borg te vragen. Deze waarborgsom is een geldbedrag dat jij als verhuurder vraagt aan je huurders als bescherming in geval van schade of als de huurders zich niet hebben gehouden aan de verplichtingen uit het contract. De hoogte van de borg is mede afhankelijk van de inventaris van de woning. Je gasten betalen de borgsom bij de reservering. Na het verblijf controleer je je woning op eventuele schade aan de inventaris en op missende items. Is het nodig om een item te vervangen of te repareren, dan worden de kosten hiervan in mindering gebracht op de waarborgsom. Je betaalt de waarborgsom na de verhuur terug aan je gasten minus de gemaakte kosten. De regels rondom de borgsom moet je van tevoren vastleggen. Het is aan te raden om dit te doen in de algemene voorwaarden die horen bij het huurcontract.

Een geschil met de gast voorkomen

Een geschil met een huurder wil je te allen tijde voorkomen. Zowel jij als je gasten zijn gebaat bij een verblijf dat prettig verlopen is. Discussies over schade of ontbrekende voorwerpen worden daarom beter voorkomen. Door bij de inrichting te kiezen voor een inboedel die wel tegen een stootje kan, beperk je het risico op schade. Eventuele discussies over schade of ontbrekende voorwerpen voorkom je door bij de aankomst een inspectieronde te maken met de gasten. Ben je zelf niet aanwezig, laat dit dan door de beheerder doen. Eventuele al bestaande beschadigingen documenteer je en daar teken je als verhuurder voor. Zo’n inspectieronde loont, omdat het naderhand lastig hard te maken is dat schade aan de inventaris is ontstaan als gevolg van het gebruik van de huidige huurder. Je hebt hier immers geen bewijs van. De bewijslast ligt bij jou als host, hou hier dus rekening mee. Aan het einde van de huurperiode doe je in aanwezigheid van de huurder nogmaals een inspectieronde om te kijken of de woning in dezelfde staat is als bij de start van de huurperiode. Moet je toch een deel van de borg terugvorderen? Bewaar de documentatie goed en zorg in de brief waarin je de borg terugvordert voor een onderbouwing. Eventueel kan je een schadeverzekering overwegen die je beschermt tegen schade aan je woning en de inventaris die veroorzaakt is door je gasten.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu