Maak een gastenmap voor je vakantieverblijf

Wat doen vakantiegangers meestal als eerste na het inchecken in een vakantieverblijf? Ze kijken in de gastenmap om informatie te krijgen over de accommodatie en de mogelijkheden in de omgeving.  

De gastenmap, ook wel informatiemap genoemd, is een van de meest nuttige dingen die je aan je gasten kunt geven. Met een mooi samengestelde gastenmap zorg je er als gastheer voor dat nieuwe vakantiegasten zich meteen thuis voelen in jouw vakantieverblijf.  Maar wat moet er allemaal in de gastenmap staan en hoe maak je deze aantrekkelijk en overzichtelijk? Deze en andere vragen beantwoorden we in dit artikel.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu !

Wat mag er niet ontbreken in de gastenmap  

Om te voorkomen dat de informatiemap een dik boekwerk wordt, gaat het er vooral om de vakantiegangers interessante, nuttige en praktische informatie te geven over je vakantieverblijf en de regio. Daarom moet de gastenmap worden onderverdeeld in afzonderlijke, nuttige secties. Op deze manier blijft de map overzichtelijk en zijn de informatie snel te vinden voor de gasten. Wat er absoluut niet mag ontbreken in een perfecte gastenmap:  

1. Welkomstbericht voor je gasten 

Maak gebruik van de inleiding van de gastenmap om je vakantiegasten te verwelkomen en ze welkom te heten in het vakantieverblijf. Vooral als je de gasten bij aankomst niet persoonlijk kunt ontvangen, is een welkomstgroet een goede manier om toch een persoonlijke band met de vakantiegasten op te bouwen.  

2. Informatie over het vakantieverblijf  

Ook al hebben je vakantiegasten al vaak vakantie doorgebracht in een vakantiehuisje: elk verblijf is uniek, heeft andere voorzieningen en is dus helemaal nieuw voor gasten.  

In dit gedeelte moet je daarom de regels en bijzonderheden van jouw accommodatie vermelden die moeten worden nageleefd. Hieronder vallen met name het huisreglement en de regels, verhuurvoorwaarden en duidelijke instructies over hoe bepaalde dingen in het vakantieverblijf werken.  

• Zijn er specifieke regels waaraan moet worden voldaan in de accommodatie?  
• Moet er iets bijzonders worden opgemerkt in de keuken of de badkamer?  
• Wanneer en waar moet het afval worden weggegooid en waar staat de dichtstbijzijnde glasbak?  
• Zijn huisdieren toegestaan in de accommodatie?  
• Is roken toegestaan in de accommodatie?  

3. Gebruik van WLAN, televisie, wasmachine en meer  

Een draadloze internetverbinding is een van de belangrijkste dingen voor vakantiegangers. Leg daarom kort en eenvoudig uit in de gastenmap hoe iemand verbinding kan maken met het WLAN van de accommodatie. Leg ook uit hoe de televisie en de afstandsbediening werken. Dit omvat ook een overzicht van de beschikbare televisiezenders. Andere belangrijke informatie in dit gedeelte zijn instructies en informatie over:  

• Toegangscodes  
• Netflix-verbinding  
• Kluiscodes  
• Internetverbinding  
• Verwarming en thermostaten  
• Gebruik van keukenapparatuur, wasmachine, droger …  
• Gebruik van barbecue, open haard, zwembad, jacuzzi, sauna …  

Als je ook slimme faciliteiten of domotica in het vakantieverblijf hebt, moet je ook nuttige informatie daarover in de gastenmap vermelden – of de gasten bij aankomst persoonlijk instructies geven.  

4. Restaurants, bars en winkels in de omgeving  

Meestal voorzien gasten van een vakantieverblijf zichzelf. Naast een overzicht van restaurants & bars is daarom ook een lijst met winkelmogelijkheden in de buurt handig – bijvoorbeeld supermarkten, bakkers, biologische winkels, bezorgdiensten, weekmarkten of winkelcentra.  

Handig zijn ook informatie over waar de dichtstbijzijnde tankstations, oplaadpunten voor elektrische auto’s of geldautomaten zich bevinden.  

5. Activiteiten & vrijetijdsideeën  

Sommige gasten informeren zich voor hun vakantie over wat ze in de regio willen doen en ontdekken. Andere gasten laten alles op zich afkomen en beslissen ter plekke waar ze zin in hebben.  

Maar vooral gezinnen met kinderen waarderen nuttige tips, en als verhuurder ken jij je eigen regio vast het beste. Je zou bijvoorbeeld een top 10-lijst kunnen maken met je persoonlijke favoriete activiteiten. Of je kunt een kleine catalogus maken met de populairste wandel- en fietsroutes, uitkijkpunten en stranden in de regio van het vakantieverblijf.  

Gebruik daarom dit gedeelte van de gastenmap voor een overzicht van ideeën voor vrijetijdsbesteding. Dit kunnen tips zijn voor een dagtocht naar nabijgelegen steden, sportmogelijkheden, dierentuinen en pretparken, evenals andere geschikte uitstapjes voor kinderen.  

Misschien heb je ook wat folders of reisgidsen die je aan de gastenmap kunt toevoegen. En misschien kun je zelfs samenwerken met een paar bedrijven in de omgeving waarvan je de recreatieve activiteiten aan jouw vakantiegasten kunt aanbieden.  

6. Speciale evenementen in de regio  

Een hoogtepunt voor vakantiegasten zijn speciale evenementen die jaarlijks terugkeren, en sommige gasten reizen er zelfs speciaal voor. Ongetwijfeld zijn er ook in de regio van jouw vakantieverblijf speciale evenementen voor festivals of feestdagen. Je kunt daarom aan de gastenmap een soort evenementenkalender toevoegen met informatie over de populairste evenementen.  

7. Kaart van de omgeving  

Om vakantiegasten een globale oriëntatie te geven van de plaats en de omgeving, is een overzichtskaart met een uitsnede van de regio en jouw aangegeven accommodatie nuttig.  

8. Telefoonnummers & contacten voor noodgevallen  

Vakantiegasten hebben tijdens hun vakantie niet alle middelen die ze doorgaans thuis hebben. Daarom voelen gasten zich bijzonder op hun gemak bij jou als gastheer als ze weten dat je aan hun veiligheid denkt.  

Op dit punt van de gastenmap moet je naast jouw persoonlijke contactgegevens of die van de beheerder ook een overzicht van belangrijke noodnummers toevoegen, zoals voor apotheken, artsen en ziekenhuizen, evenals dierenartsen, voor het geval er vakantiegasten met huisdieren arriveren.  

9. Openbaar vervoer  

Help je gasten de omgeving te verkennen. In dit gedeelte van de gastenmap kun je dienstregelingen, contacten en andere nuttige informatie verstrekken, zoals:  

• Busroutes en dienstregelingen  
• Taxi- en pendeldiensten  
• Autoverhuurders  
• Treinstations en luchthavens  
• Plattegronden van de omgeving en de stad  

10. Aankomst & vertrek  

Als je toekomstige vakantiegasten de gastenmap al als PDF-bestand per e-mail wilt sturen voordat ze arriveren, zorg er dan voor dat je informatie toevoegt over de aankomst en het vertrek. Dit omvat het volledige adres met coördinaten en een routebeschrijving vanaf het dichtstbijzijnde treinstation of vliegveld.  

Laat de vakantiegasten ook weten of en waar parkeergelegenheid beschikbaar is, mochten ze met de auto arriveren.  

Verder moet je ook de aankomst- en vertrektijden nog eens vermelden. Leg ook uit hoe de sleuteloverdracht zal verlopen en of er specifieke regels zijn voor het in- en uitchecken. 

De juiste toon is belangrijk  

Een gastenmap dient niet alleen om informatie over te brengen, maar roept ook gevoelens op. Let daarom altijd op een vriendelijke toon – dit is vooral belangrijk op het gebied van de huisregels. Vermijd daarom absoluut woorden als “moeten”, “moeten” of “verbieden”.

Visuele vormgeving van de gastenmap  

Ook het ontwerp van de gastenmap speelt een belangrijke rol en moet altijd in overeenstemming zijn met de sfeer van uw accommodatie.  Het is aan jou om te beslissen of je kiest voor een gebonden map of een map. De map heeft als voordeel dat u snel losse vellen kunt vervangen. Een gebonden map ziet er echter eleganter uit.  

Maar of het nu een map of een map is: de staat van de gastenmap is cruciaal. Controleer daarom regelmatig de gastenmap en vervang versleten en gescheurde pagina’s.  

Conclusie  

Vakantiegasten waarderen het als ze ter plaatse snel en gemakkelijk informatie vinden over het vakantieverblijf en de regio. Daarom is een goed uitgeruste gastenmap waarschijnlijk een van de meest nuttige dingen die je aan jouw gasten kunt geven. Naast de inhoud van de gastenmap zijn ook het ontwerp en de benadering cruciaal.  

Het belangrijkste is om de informatie in de gastenmap overzichtelijk te ordenen in verschillende secties. Met een inhoudsopgave na het voorblad of overeenkomstige sectie-aanduidingen kunnen je gasten de verschillende inhouden sneller vinden.  

Het wordt aanbevolen om een paar extra lege pagina’s toe te voegen aan het einde van de gastenmap. Op deze pagina’s kunnen je gasten lof, kritiek, wensen en suggesties achterlaten. Met deze waardevolle informatie kun je het vakantieverblijf verbeteren en zo de tevredenheid van gasten verhogen. Dit zal leiden tot meer positieve beoordelingen, wat op zijn beurt de bezetting van je accommodatie zal verhogen.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu !