Hoe annuleringen van je reserveringen te voorkomen

Juli 2024

Als verhuurder van een vakantiehuisje is een van de meest voorkomende tegenslagen de annulering van een reservering. Een annulering kost je geld en tijd, en kan erg frustrerend zijn als je het ziet als “verloren tijd”. Maar annuleringen kunnen je ook waardevolle informatie bieden om je bedrijfsmodel in de toekomst te verbeteren. Lees verder als je wilt weten hoe je annuleringen van vakantieverhuur kunt beheren.

Het eerste wat je moet begrijpen is dat annuleringen van vakantieverhuur je zullen overkomen als host; je moet jezelf er niet voor straffen. Je bent geen betere of slechtere host omdat dit je overkomt. Gasten krijgen te maken met tegenslagen, veranderende plannen of andere overwegingen, en dat moet je accepteren als normaal. Maar accepteren betekent niet inactief blijven, integendeel, het opent de deur om te onderzoeken wat je gasten ertoe brengt om te annuleren en stelt je in staat strategieën te ontwikkelen om ze te verminderen. Als je wilt weten hoe je annuleringen van vakantieverhuur kunt voorkomen, hier zijn enkele van de meest gebruikelijke initiatieven onder eigenaren.

Geef je gasten duidelijke en correcte informatie

Duidelijke communicatie tussen host en gast is cruciaal om annuleringen te voorkomen. Zorg ervoor dat je je woningprofiel altijd gedetailleerd invult, waarbij je duidelijk aangeeft waar de accommodatie precies is, welke faciliteiten de gast kan verwachten – en welke niet – in de woning. Leg uit of je vakantiehuis een goede internetverbinding heeft, of er huishoudelijke apparaten zijn en of er supermarkten en restaurants in de buurt zijn. Als de informatie nauwkeurig en grondig is, zullen er veel minder annuleringen zijn. Maar als de informatie vaag is, zullen er twijfels en misverstanden ontstaan.

Als je tijdens het reserveringsproces bovendien de gast altijd professioneel en vriendelijk benadert, creëer je een band die vertrouwen en zekerheid geeft. Hierdoor verklein je de kans op annulering van de reservering. Maak duidelijk en schriftelijk wat het annuleringsbeleid is voor je vakantieverhuur en bied de informatie op een eenvoudige en begrijpelijke manier aan. Hoewel een online aanwezigheid bijdraagt aan duidelijkheid over de reserveringsvoorwaarden en het annuleringsbeleid, versterk deze informatie via e-mails of telefoongesprekken. Het motto: zorg dat alle informatie duidelijk is.

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu

Stel een wijziging van de reserveringsdatum voor

Wanneer er een annulering van vakantieverhuur ontstaat, is de eerste tip om te proberen de klant niet te verliezen; stel in plaats daarvan voor om de reservering te wijzigen. Suggereer een andere datum die voor hem of haar geschikt is en stem een wijziging zonder kosten af als de omstandigheden het toelaten. Hiermee kun je de gast naar een andere datum verplaatsen en hoef je geen nieuwe reservering te vinden.

Om dit te bereiken, kun je de wijziging aantrekkelijker maken door extra faciliteiten toe te voegen. Probeer bijvoorbeeld zo flexibel mogelijk te zijn met de kalender of bied extra diensten aan die de gast krijgt als hij of zij akkoord gaat met de wijziging. Denk aan een parkeerplaats, gratis ontbijt, samenwerkingen met andere bedrijven voor aanvullende activiteiten (massages, kajakken, rondleidingen) of flexibele in- en uitchecktijden, altijd gewaardeerd door gasten. Kortom, koppel de wijziging aan nieuwe voordelen.

Bied niet-terugbetaalbare opties aan

Hoewel deze beslissing met betrekking tot reserveringsbeleid enige terughoudendheid bij gasten kan veroorzaken, kun je door enkele voordelen aan de reservering toe te voegen (inclusief ontbijt, een gratis extra dag verblijf, enz.) en tegelijkertijd de optie van “niet-terugbetaalbare reservering” toe te voegen, reserveringen krijgen en tegelijkertijd de inkomsten veiligstellen. Je kunt ook een niet-terugbetaalbaar voorschot vragen en de rest teruggeven als de annulering binnen de aangegeven termijn plaatsvindt.

Voor een goede strategie van niet-terugbetaalbare opties wordt aanbevolen om de hoogste kortingen of meest waardevolle incentives aan deze tarieven te koppelen. Een veelgebruikte praktijk is om last minute aanbiedingen te koppelen aan niet-terugbetaalbare tarieven.

Voor het succesvol implementeren van dit beleid zijn transparantie en duidelijkheid in de informatie essentieel. Je moet de “niet-terugbetaalbare” voorwaarde duidelijk maken bij het reserveren en ervoor zorgen dat de gast deze accepteert bij het bevestigen van de reservering.

Wijzig een reservering in een cadeaubon

Wat als een annulering een cadeau zou worden? Dit is een andere optie die verhuurders kunnen overwegen om een reservering te behouden. Je kunt de optie bieden om een reservering over te dragen aan een andere persoon in de vorm van een cadeaubon in plaats van te annuleren. In dat geval kun je een code genereren die door een derde persoon op flexibele data kan worden gebruikt. Het is een digitale versie van “geef cadeau, annuleer niet”.

Daarnaast kun je deze wijziging aantrekkelijker maken door een korting toe te passen. Op deze manier kun je gasten behouden voor je vakantieverhuur.

Gebruik data om annuleringen te voorkomen

Het goed bestuderen van de kern van annuleringen kan je helpen om ze te voorkomen. Dit betekent data-analyse, technologie inzetten voor menselijke intelligentie en betere beslissingen nemen om de doorstroom van reserveringen te verbeteren.

Als je over voldoende data beschikt, analyseer deze dan en haal er waarde uit. Je zult weten tijdens welke periodes de meeste annuleringen plaatsvinden, de meest voorkomende reden voor annuleringen, het profiel van de gast dat geneigd is te annuleren of het platform dat het hoogste percentage annuleringen heeft. Data zijn een cruciale waarde in de bedrijfsstrategie, omdat ze helpen om het aanbod te verfijnen en aan te passen aan de verwachtingen van het doelpubliek. Zo bied je de service die het beste aansluit bij wat de klant voor ogen heeft.

Tegenwoordig kunnen de meeste vakantieverhuurplatforms en reserveringsbeheersoftware rapporten genereren met relevante data over de vakantieverhuur. Het gaat erom de informatie uit deze statistische rapporten te lezen met als doel verbetering.

Conclusie

Als je een betrokken verhuurder bent, bied dan goed gestructureerde aanbiedingen met nauwkeurige, transparante en gemakkelijk te begrijpen informatie. Bestudeer goed wat je gast wil, welke profielen meer zekerheid bieden en ontwerp een aanbod dat aansluit bij wat ze zoeken. En zodra de reservering is gemaakt, wees origineel in je annuleringsbeleid en stel alternatieven voor om te voorkomen dat ze daadwerkelijk annuleren. Gasten zullen de inspanning en goede intenties waarderen, want niemand annuleert graag een plan dat aanvankelijk ideaal leek.

Nu je weet wat de meest gebruikelijke annuleringsbeleid is onder verhuurders en bedrijven, probeer ze te implementeren in je dagelijkse praktijk als je dat nog niet doet, en je zult zien dat het annuleringspercentage snel zal dalen. Je zult er geen spijt van krijgen!

Adverteer jouw vakantiehuis met Holidu