FAQ's - Inchecken voor gasten

Wat is de online check-in functie die Holidu aanbiedt?

Met de online check-in functie kunnen verhuurders hun accommodaties verbinden met de lokale autoriteiten van hun keuze. Zodra er een verbinding is gemaakt, stuurt Holidu de gegevens van de gasten automatisch door naar die autoriteiten nadat het online incheckformulier voor gasten is ingevuld.

Waarom biedt Holidu een online check-in functie?

In de meeste markten moeten verhuurders volgens de wet gasten registreren bij de lokale autoriteiten. Dit is een proces waarbij verhuurders meestal oude webinterfaces moeten gebruiken om handmatig talloze gegevens over hun gasten in te voeren, zoals namen, geboortedata, ID-documenten, enz. Om het inchecken voor zowel verhuurders als gasten te vergemakkelijken en te versnellen, heeft Holidu een oplossing ontwikkeld waarmee gasten snel een online incheckformulier kunnen invullen, dat vervolgens automatisch naar de juiste politie of lokale autoriteiten wordt gestuurd.

Waarom is deze oplossing beter en sneller voor zowel mij als de gasten?

Aan de ene kant hoeven gasten hun ID of paspoort niet aan de hosts te geven en hoeven ze niet handmatig een incheckformulier in te vullen. Ze kunnen het online incheckformulier gemakkelijk zelf invullen. Het online incheckformulier biedt ook een “scan”-oplossing, zodat gasten snel het formulier kunnen invullen door hun documenten te scannen met hun laptop, tablet of telefoon.

Aan de andere kant hoeven verhuurders geen documenten op te vragen bij gasten en hoeven ze deze niet naar de lokale autoriteiten te sturen. Het formulier en de documenten worden op de incheckdatum automatisch naar de autoriteiten gestuurd.

Kan ik kiezen bij welke gemeente mijn accommodatie moet worden aangesloten?

Ja. Verhuurders kunnen hun woning aansluiten op de gemeente van hun keuze.

In de onderstaande tabel vindt u de beschikbare aansluitingen per land:

• Spanje
  
  • Policía Nacional
  • Guardía Civil
  • Mossos d'Esquadra
  • Ertzaintza
  • SES.HOSPEDAJES
• Italië (soon)
  • Italian State Police
  • Istats
• Portugal
  • Foreigners and Borders Service (SEF/SIBA)
• Duitsland
  • AVS

Hoe kan ik mijn woning aanmelden bij een instantie?

Als u gebruik maakt van de mobiele app, zorg er dan voor dat u de laatste versie van de app heeft.

1. Ga naar de sectie “Account” en klik op de knop “Configureren” in de sectie “Online gastregistratie”.

 

2. U ziet hier uw lijst met accommodaties. Klik op de knop “Configureer” naast de accommodatie waarmee u verbinding wilt maken met de politie of autoriteit.

3. Vul het formulier in, klik op “Automatisch verzenden naar politie activeren”, selecteer de instantie/politie waarmee u uw accommodatie wilt verbinden, voeg uw gegevens toe en klik op “Activeren”.

4. Klik na activering op “Wijziging opslaan” aan het einde van het formulier.

5. Als er geen foutmelding verschijnt, betekent dit dat uw accommodatie nu is aangesloten bij de gemeente van uw keuze.

6. U kunt nu het formulier sluiten en controleren of de verbinding met de politie/autoriteit van uw keuze actief is.

Deelt Holidu naast de gegevens/informatie van de gasten ook gegevens van hosts met de autoriteiten?

Holidu stuurt alleen gegevens van gasten naar de lokale autoriteiten. Met de online check-in functie stuurt Holidu uw inkomsteninformatie niet naar de autoriteiten.

Kan ik het online incheckformulier voor mijn gasten invullen?

Ja, als u de gegevens van gasten voor gasten wilt invullen, bent u daar vrij in.

De link naar het online incheckformulier voor de gasten vindt u in het boekingsdetailsscherm (onder “Incheckformulier voor gasten”):

 

Wanneer wordt het formulier naar de autoriteiten gestuurd?

Om 23:00 uur op de incheckdatum. Zorg ervoor dat de gegevens van gasten voor die tijd zijn ingevuld. Als er problemen zijn, neem dan contact op met onze klantenservice.

Kunnen medewerkers mijn accommodaties activeren en de check-in gegevens voor gasten invullen?

Medewerkers hebben geen toegang tot de online check-in functie in het accountgedeelte. Daarom kunnen ze de online check-in verbinding met een lokale autoriteit niet activeren of wijzigen.

In de sectie 'Boekingen' van Holidu hebben ze echter wel toegang tot het online registratieformulier dat gasten moeten invullen. Hierdoor kunnen zij, als ze willen, ook het online check-in formulier voor gasten invullen.

Hoe kan ik mijn gastenboek downloaden?

1. Ga naar de online checkin functie.

2. Klik naast de accommodatie waarvoor u het gastenboek wilt hebben op “Details”.

3. Klik in het bovenste gedeelte van de pop-up die verschijnt, onder de naam van uw accommodatie, op het tabblad genaamd 'Documenten'.

4. Klik op 'Gastenboek genereren' en volg de instructies.

Is deze functie voor alle boekingen, of alleen voor Holidu-boekingen?

Dit werkt voor alle boekingen die door Holidu worden gefaciliteerd, ongeacht op welk platform de gasten hun boeking hebben gemaakt. Handmatige boekingen, handmatige blokkeringen, evenals externe boekingen die via iCal of andere integraties worden gesynchroniseerd, vallen echter niet onder deze functie.

Kan ik toegang hebben tot de gegevens van de gasten?

We tonen alleen de namen en leeftijden van de gasten aan onze hosts, niet hun documentnummers, enzovoort.

Wat gebeurt er als de gasten de informatie niet verstrekken?

Als host kunt u altijd handmatig de gegevens van de gasten toevoegen. Wanneer een boeking als een aankomende check-in op het beginscherm wordt weergegeven, kunt u voor elke boeking duidelijk zien of de gasten de gegevens hebben verstrekt. De status van de gastgegevens wordt ook weergegeven op de detailpagina van elke boeking.

Zal ik een melding ontvangen dat de gasten de gegevens correct hebben geregistreerd?

We sturen geen melding dat de gast de gegevens heeft verstrekt. Wanneer de boeking echter wordt weergegeven in de sectie 'Check-ins & check-outs' op het beginscherm, kunt u voor elke boeking duidelijk zien of de gasten de gegevens hebben verstrekt.

Moet ik de gasten om aanvullende gegevens vragen bij aankomst?

Als de gasten het online formulier vóór aankomst hebben ingevuld, hoeft u geen aanvullende gegevens in te voeren.

Wat gebeurt er als de gasten de gegevens registreren maar vervolgens de boeking annuleren?

Als de gasten annuleren, worden de gegevens niet aan de politie doorgegeven.

Wat als de boeking wordt gewijzigd nadat de gasten de gegevens hebben verstrekt?

Als er extra gasten aan de boeking zijn toegevoegd, zullen hun gegevens worden weergegeven als 'niet verstrekt'.

Hoe werkt dit voor last-minute boekingen?

Bij last-minute boekingen sturen we de gasten de link om zelf hun gegevens te verstrekken. In de sectie 'Check-ins & check-outs' op het beginscherm kunt u voor elke boeking, inclusief last-minute boekingen, zien of de gasten alle verplichte informatie hebben verstrekt of dat er nog iets ontbreekt.

Wat gebeurt er met boekingen die zijn gemaakt voordat ik mijn politieaccount heb gekoppeld, maar waarvan de check-in datum in de toekomst ligt?

• Als de gasten ons standaard check-in formulier dat we hen direct na het maken van de boeking hebben gestuurd niet hebben ingevuld, sturen we enkele dagen voor check-in een herinneringsbericht met de nieuwe link.
• Als de gasten ons standaard check-in formulier wel hebben ingevuld na het maken van hun boeking, sturen we hen geen link naar het tweede formulier. Voor deze boekingen kunt u altijd de gastgegevens invoeren door de detailpagina te openen en vervolgens de link naar het gastenregistratieformulier te volgen. In de sectie 'Check-in & check-out' op het beginscherm kunt u voor elke boeking zien of de gastgegevens compleet zijn of dat u nog ontbrekende gegevens moet verkrijgen.

Wanneer wordt de gast geïnformeerd dat ze de gegevens moeten verstrekken? Krijgen ze herinneringen?

Gasten worden direct na het maken van de boeking geïnformeerd. We sturen hen een link naar het registratieformulier via e-mail of de berichtenservice van het portaal. Als ze het formulier niet binnen 5 dagen voor aankomst invullen, sturen we een herinnering.

Wat als de gast de gegevens registreert, maar een veld onjuist is?

Als u een probleem opmerkt met de door de gast verstrekte gegevens, neem dan contact op met onze klantenservice.