Veelgestelde vragen – Check-in functie voor gasten

Welkom bij de bijgewerkte FAQ van Holidu! Ontdek hoe u het incheckproces kunt verbeteren, efficiënter kunt maken voor uzelf en aangenamer voor uw gasten. Hieronder vindt u veelgestelde vragen.

Wat is de online check-in functie die Holidu aanbiedt?

De online check-in functie stelt verhuurders in staat om hun accommodaties te koppelen aan een bevoegde lokale autoriteit. Zodra de koppeling is gemaakt, stuurt Holidu automatisch de gegevens van de gasten naar deze autoriteiten nadat het check-informulier online is ingevuld.

Waarom biedt Holidu een online check-in functie aan?

In veel regio’s zijn verhuurders wettelijk verplicht om gasten aan te melden bij lokale autoriteiten. Traditioneel gebeurt dit via verouderde websystemen waarin gegevens handmatig ingevoerd moeten worden. Holidu maakt dit proces eenvoudiger via een online formulier dat de informatie automatisch naar de juiste instantie stuurt.

Waarom is deze oplossing beter en sneller, voor mij en voor de gasten?

• Voor gasten: Ze kunnen het formulier invullen via hun eigen apparaat, inclusief het uploaden van documenten via scannen – ze hoeven geen ID’s handmatig aan de verhuurder te overhandigen.
• Voor verhuurders: u hoeft geen documenten meer handmatig te verzamelen of te versturen – alles gebeurt automatisch en veilig.

Kan ik zelf kiezen aan welke instantie mijn accommodatie wordt gekoppeld?

Ja, Holidu biedt de mogelijkheid om de bevoegde instantie te selecteren. Beschikbare koppelingen zijn onder andere:

Spanje:

• SES.HOSPEDAJES
• Mossos d'Esquadra (Catalonië)
• Ertzaintza (Baskenland)

Portugal: Immigratie- en grensdienst (SEF/SIBA)

Duitsland: AVS (alleen enkele regio’s)

Italië (binnenkort beschikbaar): Italiaanse Staatsveiligheid, Istat

Hoe koppel ik mijn accommodatie aan een instantie?

1. Controleer of u de meest recente versie van de Holidu-app hebt geïnstalleerd.
2. Ga naar “Account” en klik op “Instellen” onder “Online gastenregistratie”.

1. Selecteer de accommodatie, vul het formulier in en klik op “Automatische verzending naar politie activeren”.

1. Selecteer de juiste instantie en voer je inloggegevens in.

1. Klik op “Valideren” en vervolgens op “Wijzigingen opslaan”.
2. Als er geen foutmelding verschijnt, is de koppeling geslaagd.

• Verschijnt de foutmelding “Ongeldige gebruikersnaam of wachtwoord”, neem dan contact met ons op.

Deelt Holidu ook andere gegevens van verhuurders met de autoriteiten?

Nee. Holidu verstuurt uitsluitend de gegevens van de gasten naar de autoriteiten. Inkomsten van verhuurders worden niet gedeeld.

Kan ik het online check-informulier zelf invullen voor mijn gasten?

Ja, dat is mogelijk. U vindt de link in de boekingsgegevens onder “Check-in formulier gast”.

Wanneer wordt het formulier naar de autoriteiten verzonden?

De gegevens worden automatisch om 23:00 uur op de dag van aankomst verzonden. Zorg ervoor dat het formulier op tijd is ingevuld.

Kunnen medewerkers mijn accommodaties activeren of check-in gegevens invullen?

Medewerkers kunnen geen koppelingen instellen, maar zij kunnen wel het formulier namens gasten invullen via het gedeelte “Boekingen”.

Hoe kan ik mijn gastenregister downloaden?

1. Ga naar de online check-in functie.
2. Klik op “Details” naast de betreffende accommodatie.

1. In het pop-upvenster klikt u op het tabblad “Documenten”.

1. Klik op “Gastenregister genereren” en volg de instructies.

Belangrijke opmerkingen:

• Als om een startnummer wordt gevraagd, geef dan het eerstvolgende nummer op t.o.v. uw vorige register, of gebruik 1 voor een nieuw boek.
• Het gastenregister wordt als PDF gedownload. Zorg dat uw apparaat PDF-bestanden kan openen. Zie bij problemen het gedeelte “Problemen bij het openen van het gastenregister?”.

Is deze functie beschikbaar voor alle boekingen of alleen Holidu-boekingen?

Deze functie is beschikbaar voor alle boekingen die via Holidu worden beheerd, ongeacht het boekingsplatform. Handmatige boekingen, blokkeringen en iCal-synchronisaties worden niet ondersteund.

Krijg ik toegang tot de gegevens van de gasten?

Ja, nadat u het gastenregister hebt gegenereerd en gedownload, kunt u alle gegevens van de gasten bekijken.

Wat gebeurt er als gasten hun gegevens niet invullen?

U kunt de gegevens handmatig invullen. De status per boeking is zichtbaar op het startscherm onder “Check-ins & Check-outs”.

Ontvang ik een melding zodra gasten hun gegevens correct hebben ingevuld?

Er worden geen meldingen verstuurd, maar u kunt de status bekijken in het gedeelte “Check-ins & Check-outs” of op de boekingspagina.

Moet ik nog aanvullende gegevens vragen bij aankomst?

Als het formulier vooraf is ingevuld, is verdere dataverzameling niet nodig. Controleer altijd de status via de Holidu-app.

Wat gebeurt er als gasten gegevens invullen en daarna de boeking annuleren?

Bij geannuleerde boekingen worden er geen gegevens doorgestuurd naar de autoriteiten.

Wat gebeurt er als de boeking wordt gewijzigd nadat de gast zijn gegevens al heeft ingevuld?

Als nieuwe gasten worden toegevoegd, worden hun gegevens als “niet verstrekt” gemarkeerd.

Hoe werkt dit bij last-minute boekingen?

Gasten ontvangen een link om hun gegevens in te vullen. Controleer bij last-minute boekingen het gedeelte “Check-ins & Check-outs” om te verifiëren dat alle info compleet is.

Wat gebeurt er met boekingen die zijn gemaakt vóórdat mijn account aan de politie is gekoppeld, maar met een toekomstige incheckdatum?

• Als het oude formulier nog niet is ingevuld, ontvangen gasten een herinnering met de nieuwe link vóór aankomst.
• Als het formulier al was ingevuld, is geen verdere actie nodig. Gegevens kunnen via de boekingsdetails worden beheerd.

Wanneer worden gasten gevraagd hun gegevens in te vullen? Krijgen ze herinneringen?

Gasten worden meteen na de boeking geïnformeerd. Als ze het formulier niet invullen, krijgen ze vijf dagen voor aankomst een herinnering.

Wat als een gast foutieve gegevens invult?

Neem contact op met de klantenservice om foutieve informatie te laten corrigeren.

We hopen dat deze FAQ u helpt om uw ervaring als verhuurder te verbeteren en het inchecken eenvoudiger te maken – voor u en uw gasten. Bedankt dat u deel uitmaakt van de Holidu-community!