Hoe vereenvoudig je het incheckproces van je vakantiewoning?

Februari 2025

Eerste indrukken zijn ontzettend belangrijk. Dat geldt ook wanneer je besluit om je vakantiewoning te verhuren. Denk niet alleen na over de manier waarop je de woning adverteert op een vakantieverhuurportaal. Het is ook belangrijk om het inchecken te vereenvoudigen. Dit zorgt ervoor dat je gasten zich meteen thuis voelen en dat ze zo snel mogelijk van hun vakantie kunnen gaan genieten. Ben je benieuwd naar praktische tips voor automatisering in je vakantiewoning? Hier lees je hoe je het incheckproces makkelijker maakt voor jezelf en je gasten.

Voordelen van het vereenvoudigen van het inchecken

Wanneer je jouw vakantiewoning adverteert op een vakantieverhuurwebsite, weet je hoe belangrijk persoonlijke aandacht is. Je moet gasten persoonlijk aanspreken en ze een goede service bieden. Toch heeft het voordelen om het incheckproces te vereenvoudigen. Door dit te automatiseren, geniet je van de volgende pluspunten.

• Je gasten kunnen inchecken wanneer ze maar willen, of dat nu overdag, ‘s avonds of ‘s nachts is.
• Je hebt de mogelijkheid om je vakantiewoning op afstand te verhuren, dus in een andere stad of zelfs in het buitenland.
• Je bent zelf minder tijd kwijt aan reizen, gasten verwelkomen en sleutels overhandigen. Daardoor heb je weer meer tijd over voor marketing of het perfectioneren van je vakantiewoning.
• Je geeft je gasten een gerust gevoel. Ze hoeven zich niet af te vragen waar en wanneer ze je moeten ontmoeten, maar hebben direct bij aankomst toegang tot de vakantiewoning.
• Op de lange termijn levert het je betere recensies op. Gasten vinden het belangrijk dat het inchecken snel, makkelijk en overzichtelijk is.
• Wanneer je gebruikmaakt van een digitaal slot in plaats van een sleutel, loop je niet het risico dat gasten de sleutel verliezen tijdens hun vakantie.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu

Geef op tijd duidelijke instructies

Je huurders vinden het vooral belangrijk om te weten waar ze aan toe zijn. Goede communicatie is dus de beste manier om het incheckproces makkelijker te maken. Je voorkomt vragen, onzekerheden en geeft je gasten alle informatie die ze nodig hebben om jouw vakantiewoning te betreden. Het advies is daarom om minstens drie dagen voor aankomst alvast een mail met incheckinstructies te sturen. Dat kun je ook automatiseren. De meeste vakantieverhuurportalen hebben de optie om automatische berichten in te stellen. De mail wordt dan vanzelf verstuurd, precies drie dagen voordat je gasten komen inchecken.

Waar moet je aan denken wanneer je instructies geeft voor het incheckproces? Dit zijn de belangrijkste aandachtspunten.

De route naar je vakantiewoning

Voordat gasten kunnen inchecken, moeten ze natuurlijk wel weten waar ze moeten zijn. Zorg ervoor dat je niet alleen het adres deelt. Geef eventueel een routebeschrijving vanaf het lokale vliegveld en treinstation. Benoem de bushalte die in de buurt is en hoe gasten naar de woning kunnen wandelen. Zijn er bijzonderheden rondom je vakantiewoning waar gasten van op de hoogte moeten zijn? Benoem het allemaal. Denk aan het vinden van de juiste deur in een appartementencomplex of benoem een poort die makkelijk te missen is. Houd er rekening mee dat je gasten misschien niet altijd internet hebben wanneer ze je vakantiewoning zoeken. Een duidelijke routebeschrijving met foto’s helpt ze om de weg te vinden.

Instructies voor het inchecken

Wanneer je gasten eenmaal zijn gearriveerd, moeten ze natuurlijk inchecken. Geef vooraf duidelijk aan hoe ze dat moeten doen. De makkelijkste manier is door inchecken op afstand mogelijk te maken. Zorg dan voor duidelijke instructies. Hoe krijgen ze toegang tot de sleutel of welke code moeten ze gebruiken om het slot te openen? Zorg voor foto’s wanneer gasten een sleutelkastje moeten vinden of maak met een afbeelding duidelijk hoe het slot geopend moet worden. Het voelt misschien wat overdreven, maar al die extra instructies helpen je gasten om met een zeker gevoel je vakantiewoning te betreden.

Plaats een slim slot

Een van de beste strategieën om het inchecken te vereenvoudigen is door een slim slot te plaatsen. Dit betekent dat je gasten gewoon op afstand toegang kunnen krijgen tot je vakantiewoning. Je hoeft dus niet aanwezig te zijn om een sleutel te overhandigen. Een slim slot bestuur je namelijk gewoon via een app. Zo kun je op afstand de code wijzigen, maar ook de deur afsluiten of juist openen. Het voordeel is dat je zo ieder gezelschap een andere code kunt geven. Is het tijd om uit te checken? Dan wijzig je de code in de app en hebben de vorige gasten geen toegang meer tot de woning.

De nieuwe code verstuur je gewoon enkele dagen voor de incheckdatum. Zo hebben je gasten de zekerheid dat ze direct de vakantiewoning kunnen betreden. Doordat de code pas op de incheckdatum geldig is, hoef je je geen zorgen te maken dat iemand anders per ongeluk toegang krijgt tot de woning. Dat zorgt voor veiligheid en gemak.

Wees bereikbaar

Je vakantiewoning optimaliseren zodat het inchecken automatisch gebeurt, is natuurlijk slim. Toch is het belangrijk om goed bereikbaar te zijn en te blijven. Zelfs wanneer je de beste en meest duidelijke instructies geeft, kunnen je gasten vragen hebben over het inchecken. Is er iets mis met het slot of kunnen ze de ingang niet vinden? Dan is het belangrijk dat jij eenvoudig bereikbaar bent. Je kunt je gasten via de telefoon verder helpen of eventueel langskomen om eventuele problemen te verhelpen.

Zorg er dus voor dat je altijd een telefoonnummer toevoegt wanneer je een mail met incheckinstructies verstuurt. Het is uiteindelijk makkelijker om direct via de telefoon te communiceren dan via een berichtensysteem van een vakantieverhuurwebsite. Je hebt dan de ruimte om direct een oplossing te bieden. Dat laat je gasten welkom voelen en voorkomt een onnodig negatieve recensie.

Zorg voor een back-up

Het inchecken vereenvoudigen houdt ook in dat je voorbereid bent op situaties waarin het misgaat. Misschien is het slimme slot kapot of werkt de code niet. Misschien is er een ander probleem met de woning. Zorg er dan voor dat je een tweede plan hebt. Plaats dus ook altijd ergens een sleutelkastje met een reservesleutel in de buurt. Daar kunnen gasten bij wanneer het gebruikelijke slot niet werkt. Dat is bijvoorbeeld slim in het geval van een internetstoring. Een slim slot is meestal afhankelijk van wifi om goed te functioneren. Met een sleutelkastje heb je dat probleem niet. Ben je zelf niet in de buurt? Zorg dan altijd voor een co-host of iemand anders in de omgeving die eventueel in kan springen wanneer iemand fysiek aanwezig moet zijn bij het inchecken. Zo vertrouw je niet te veel op automatismen en kun je altijd de beste service bieden.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu