Maak een digitaal welkomstboekje voor gasten: voordelen en tips

Februari 2025

Als host vind je het belangrijk dat je gasten het naar hun zin hebben in je vakantiewoning. Daarom doe je er alles aan om het verblijf zo fijn mogelijk te maken, van eenvoudig inchecken tot het aanbieden van de juiste voorzieningen. Ben je op zoek naar een manier om jouw gasten echt onder de indruk te maken van jouw gastvrijheid? Maak dan een welkomstbrochure voor je vakantiehuis. Dit is een goede manier om je gasten welkom te heten en om alle informatie te delen die ze nodig hebben voor hun verblijf. Hier vind je de beste tips voor het creëren van een digitaal welkomstboek.

Wat is een digitaal welkomstboek?

Er zijn verschillende manieren om je gasten welkom te heten. Via een vakantieverhuurwebsite stuur je waarschijnlijk een bevestiging van de boeking, maar ook instructies voor het inchecken. Wil je die simpele mailtjes net wat specialer maken? Dat doe je door een digitaal welkomstboek te maken. Dit is een boek dat je gasten helpt om het meeste uit hun verblijf te halen. Het boek bevat niet alleen praktische informatie, maar ook ideeën om hun tijd in jouw vakantiewoning in te vullen. Het kost natuurlijk tijd en moeite om een boek in elkaar te zetten, maar het heeft zo zijn voordelen.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu

Meer gemak voor je gasten

Voor je gasten is het fijn wanneer ze zich zo snel mogelijk op hun gemak voelen in je vakantiewoning. De beste manier om dat voor elkaar te krijgen, is door alles zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk te maken. Een welkomstboek geeft je gasten het gevoel dat ze op hun gemak kunnen rondkijken in de vakantiewoning en al meteen wat goede aanbevelingen voor de omgeving hebben. Het maakt die eerste dag in de vakantiewoning net wat prettiger, waardoor de toon is gezet voor de rest van de vakantie.

Minder zorgen voor jou

Een van de meest tijdrovende klussen voor vakantieverhuurders, is het beantwoorden van vragen. Gasten willen weten hoe bepaalde apparatuur werkt, hebben vragen over in- of uitchecken en vragen zich af wat de inlogcode voor het draadloos internet is. Zorg er dus voor dat al die informatie makkelijk te vinden is. Geef aan dat je gasten die informatie allemaal in het welkomstboek kunnen vinden, maar dat je natuurlijk wel telefonisch bereikbaar bent voor verdere vragen.

Steun lokale ondernemers

Een welkomstboek is ook een goede plek om enkele bevriende ondernemers in het zonnetje te zetten. Misschien ken je wel een dierbare met een goed restaurant of vind je het fijn wanneer een bepaald evenement zo veel mogelijk bezoekers trekt. Door de juiste dingen aan te raden in je digitale welkomstboek, kun je ook weer lokale ondernemers ondersteunen. Die ondernemers weten jou vervolgens weer aan te raden wanneer ze toeristen kennen die een geschikte vakantiewoning zoeken.

Wat moet er in een welkomstbrochure voor je vakantiehuis staan?

Je gaat een digitale welkomstgroet voor je gasten maken. Een mooi idee, maar wat moet er eigenlijk in dit boek staan? Er zijn een paar onderwerpen die zeker voorbij moeten komen.

Informatie over de vakantiewoning

Zodra je huurders in je vakantiewoning zijn, hebben ze vast vragen over hoe bepaalde dingen werken. Wat is het wachtwoord van het internet? En hoe werkt de vaatwasser precies? Al die praktische informatie zet je in de welkomstbrochure. Zorg ervoor dat je gasten alle informatie hebben om zich thuis te voelen. Wat mag je niet vergeten in dit gedeelte?

• Alle wachtwoorden en codes die de gasten moeten kennen.
• Handleidingen voor het gebruik van alle apparatuur.
• Instructies voor het scheiden en wegbrengen van afval.
• Huisregels, zoals niet roken, geen huisdieren, geen harde geluiden na een bepaald tijdstip.
• Jouw contactgegevens.
• Een eventuele vluchtroute bij noodgevallen.
• Informatie over EHBO-dozen, brandblussers en andere veiligheidsmaatregelingen.
• De procedure voor het uitchecken.

Praktische informatie over de omgeving

Het is niet alleen belangrijk dat gasten weten hoe alles werkt in jouw vakantiewoning. Ze moeten ook op de hoogte zijn van alle belangrijke informatie over de omgeving. Misschien komen je huurders uit een ander land of zijn ze gewoon nog niet bekend met de regio of stad waar jouw vakantiewoning staat. Denk daarom aan de volgende onderwerpen.

• Locaties van het nabijgelegen ziekenhuis, apotheek en andere zorgverleners.
• Lokale noodnummers.
• Locaties van de dichtstbijzijnde supermarkten en andere belangrijke winkels.
• Informatie over openbaar vervoer, zoals de dichtstbijzijnde bushalte of taxibedrijven in de omgeving.
• Belangrijke lokale wetgeving waar gasten van op de hoogte moeten zijn.

Uitjes en bezienswaardigheden

Een vakantie draait natuurlijk ook om het beleven van nieuwe dingen. Misschien hebben je huurders al een goed idee van wat ze willen zien en doen, maar je kunt ze altijd wat extra inspiratie geven. Zorg er dus voor dat je een overzicht creëert van alle leuke dingen die in de buurt te beleven zijn. Dat kun je per categorie doen, zodat je huurders zelf kunnen kijken wat ze leuk vinden en binnen die categorie een activiteit uitzoeken.

• Bezienswaardigheden: bekende standbeelden, historische gebouwen, bekende pleinen en andere populaire bestemmingen om te bezoeken.
• Activiteiten: arcadehallen, bowlingbanen en andere plekken in de omgeving waar gasten een activiteit kunnen ondernemen.
• Winkels: de beste winkelstraten in de omgeving of bekende winkelcentra. 
• Restaurants: populaire restaurants, lunchrooms en andere tips voor lokale specialiteiten.
• Kinderuitjes: speeltuinen, attractieparken, dierentuinen en andere kindvriendelijke uitjes in de buurt.
• Cultuur: concertzalen, musea, theaters en andere culturele instellingen in de regio.

Maak het je gasten zo makkelijk mogelijk door alle relevante informatie over deze uitjes te delen. Denk dan aan adressen, openingstijden en de website. Wil je het je gasten nog meer naar de zin maken? Dan is het ook een goed idee om afspraken te maken met enkele lokale instanties. Zo kun je misschien kortingscodes aanbieden of afspreken dat gasten die via jouw vakantiewoning een reservering maken, een gratis drankje krijgen. Op die manier steun je ook de ondernemers in de buurt van je vakantiewoning.

Digitaal of fysiek?

Het voordeel van een digitaal welkomstboek is dat het heel makkelijk is om het boek te maken en te verspreiden. Je kunt het boek naar de gasten mailen als onderdeel van de incheckinstructies. Zo hebben ze direct alle belangrijke informatie voor hun verblijf. Het kost je bovendien niets. Je hebt geen drukkosten en kunt de inhoud heel gemakkelijk updaten. Daarom kiezen veel hosts ervoor om hun welkomstbrochure alleen digitaal te maken.

Natuurlijk heb je ook nog de optie om een aanvullend fysiek exemplaar te laten drukken. Laat je digitale welkomstboek op een mooie manier drukken, met een nette kaft en leuke details. Dit exemplaar leg je vervolgens in je vakantiewoning neer. Zo kunnen je gasten op hun gemak door het boek bladeren en inspiratie opdoen voor hun vakantie. Daarom is het altijd slim om jouw welkomstboek zowel digitaal als fysiek aan te leveren.

Publiceer jouw vakantiehuis op Holidu