Waarborgsom: Wat is het en hoe werkt het?

December 2023

De waarborgsom in de context van vakantieverhuur is een veelvoorkomende term, zowel voor eigenaars als beheerders. In dit artikel zullen we fundamentele vragen beantwoorden zoals wat is een waarborgsom, hoe werkt het en waarom is het belangrijk. We zullen ook meer informatie geven over de vereisten, het restitutieproces en de bijbehorende kosten.

Adverteer jouw vakantiehuis op Holidu

Wat is de waarborgsom en waarom is deze belangrijk?

Een waarborgsom, ook wel bekend als huurwaarborg, is een geldbedrag dat de gast bij aanvang van een vakantieverblijf aan de eigenaar betaalt. Het hoofddoel van deze waarborg is de eigenaar te beschermen in geval van schade aan de woning of schending van de contractvoorwaarden. Het biedt extra zekerheid voor beide partijen die betrokken zijn bij de transactie.

Hoe werkt dit voor een gastheer?

Voor gastheren of beheerders van vakantieverblijven is de belangrijkste zorg bij het accepteren van reserveringen ervoor te zorgen dat het eigendom wordt beschermd en in optimale staat wordt achtergelaten voor toekomstige gasten. De waarborg is een financiële reddingsboei voor het geval gasten schade toebrengen aan de woning tijdens hun verblijf. Het bedrag van de waarborg wordt bepaald op basis van de kenmerken en uitrusting van de woning.

Hoe wordt het bedrag van de waarborg bepaald?

Het bedrag van de waarborgsom wordt uitsluitend bepaald door de gastheer en kan variëren, maar ligt meestal tussen 100 en 2000 euro. Bij het bepalen van dit bedrag is het essentieel om factoren zoals de locatie van het eigendom, potentiële risico’s, en het type eigendom te evalueren, en ervoor te zorgen dat de waarborg niet groter is dan 20% van het totale reserveringsbedrag. Het overschrijden van deze limiet kan negatieve gevolgen hebben en potentiële klanten ontmoedigen om de reservering te voltooien. Daarom is het vinden van de juiste balans essentieel, zowel voor de gastheer als voor potentiële gasten.

Hoe verloopt het betalings- en restitutieproces?

Het bedrag van de waarborg wordt bij aanvang van de reservering uitbetaald, samen met de eerste betaling. Vervolgens, aan het einde van de verblijfsperiode, voert de eigenaar een inspectie van het eigendom uit om mogelijke schade of schendingen van het contract op te sporen. Als er geen schade of problemen worden gevonden, moet de waarborg onmiddellijk aan de huurder worden terugbetaald.

Om transparantie en een duidelijk proces te garanderen, maken veel beheerders en eigenaars gebruik van een restitutiemodel. Dit bevat een gedetailleerd document met de voorwaarden die de restitutie of inhouding van de waarborg regelen. Zo wordt er gezorgd voor zekerheid en vertrouwen aan beide partijen die betrokken zijn bij de transactie.

Samengevat, de waarborgsom in de vakantieverhuur maakt een cruciaal onderdeel uit van het proces, bedoeld om de belangen van beide partijen te beschermen. Een juiste bepaling en beheer ervan zijn essentieel om een positieve ervaring te garanderen voor eigenaars en gasten, en om zekerheid en gemoedsrust te bieden aan beide betrokken partijen.

Hoe beheert Holidu de waarborgsommen?

In sommige gevallen hebben bepaalde gasten schade veroorzaakt of waardevolle spullen verloren tijdens hun verblijf, wat natuurlijk leidt tot reparaties of het vervangen van de verloren inboedel met betrekking tot het eigendom.

Holidu hanteert algemene gebruiksvoorwaarden die van toepassing zijn op diensten die direct of indirect via internet, e-mail of telefoon worden aangeboden. In deze voorwaarden wordt uitgelegd dat de dienstenkosten en derivaten zoals een waarborgsom worden gespecifieerd op de website tijdens het reserveringsproces. Hierbij wordt het bedrag van de waarborg door de gastheer aangeduid.

Hoe behandel je de retentie van de waarborg in geval van materiële schade?

Stel je voor dat je in een situatie terechtkomt waarin een gast heeft gelogeerd in je vakantiewoning en schade heeft achtergelaten. De gast ontkent dat zij die schade hebben veroorzaakt en beweert dat de schade al aanwezig was in het eigendom bij aankomst. Als gastheer beschik je niet over voldoende bewijs om aan te tonen dat de schade is veroorzaakt door deze gast. In dit soort gevallen kan je in een lastige positie kunnen belanden en het bedrag van de waarborgsom aan de gast moeten terugbetalen.

Om te garanderen dat je voldoende bewijs hebt om de waarborgsom te behouden, is het essentieel dat je voldoet aan de volgende eisen:

• Documenteer je eigendom: voordat je je woning te huur aanbiedt, is het belangrijk om de staat van het vakantieverblijf te documenteren, het best met foto’s.
• Documenteer de schade: als je materiële schade tegenkomt, maak dan foto’s of video’s om de mogelijke kosten voor reparaties en schoonmaak te berekenen.
• Lever bewijs aan bij de bevoegde autoriteiten: als je geen overeenkomst kunt bereiken met de gast, is het nodig om hulp in te roepen van de relevante lokale autoriteiten. Onthoud dat je het reserveringscontract en het bewijsmateriaal dat de staat van de woning voor en na het verblijf van de gasten in jouw eigendom ondersteunt, moet voorleggen.

Hoe maak je een model voor restitutie van de waarborg?

Dit model voor restitutie van de huurwaarborg is slechts een richtlijn. Je moet ervoor zorgen dat je het aanpast aan je specifieke behoeften en aan de wettelijke voorschriften van de regio.

Alle documenten moeten de volgende informatie bevatten:

• Naam van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Adres van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Plaats, postcode
• Contacttelefoonnummer
• E-mailadres van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Datum: [Datum van de Restitutie van de Waarborg]
• Naam van de huurder of gast
• Adres van de huurder of gast
• Plaats en postcode van opstelling van het document

Vervolgens schrijf je een korte tekst waarin je specifieert dat de verblijfsperiode eindigt, waarbij je de tevreden afloop aangeeft of eventuele schade aan het eigendom vermeldt. Daarna geef je het bedrag in euro’s aan dat wordt terugbetaald.

Voor de details van de waarborg is het nodig om de volgende informatie te verstrekken:

• Bedrag van de waarborg in euro’s
• Datum van betaling van de waarborg
• Begin- en einddatum van het verblijf
• Duur van het verblijf

In de restitutiemethode moet je aangeven:

• Betalingsmethode: geef aan of het een bankoverschrijving, cheque of contante betaling is.
• Bankrekeninggegevens indien van toepassing: verstrek de benodigde gegevens voor de bankoverschrijving.

Je kunt de gast informeren over de restitutie op de volgende manier: “De teruggave van het bedrag van de waarborg zal binnen een bepaalde termijn worden uitgevoerd. We raden je aan je bankrekening in de gaten te houden om de ontvangst van de fondsen te bevestigen.”

En om het model af te sluiten, onderteken je de brief met de volgende gegevens:

• Handtekening van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Naam van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Functie of titel
• Contacttelefoonnummer
• E-mailadres van de eigenaar of beheerder van het vakantieverblijf
• Websiteadres

Aanbevelingen voor gastheren die waarborgen en bescherming tegen eigendomschade gebruiken

Hier zijn enkele aanbevelingen voor gastheren die waarborgen gebruiken en zich willen beschermen tegen schade:

• Stel een passende waarborg in: zorg ervoor dat je een redelijk bedrag voor de waarborg instelt dat evenredig is aan de waarde van je eigendom. Een te hoge prijs kan potentiële gasten afschrikken, terwijl een te lage waarborg de mogelijke schade niet dekt.
• Beschrijf duidelijk de regels en verwachtingen: leg de regels van het eigendom en de verwachtingen met betrekking tot het gedrag van de gasten transparant uit. Hoe duidelijker je bent vanaf het begin, hoe minder risico je loopt op schade.
• Documenteer de staat van het eigendom: maak een inventaris op en maak foto’s of video’s die de staat van het eigendom tonen. Dit zal als bewijsmateriaal dienen in geval van schade.
• Gebruik een huurovereenkomst: overweeg het gebruik van een huurovereenkomst die de voorwaarden van de waarborg en de verantwoordelijkheden van de gasten omvat.
• Meld eventuele problemen onmiddellijk: als je schade opmerkt tijdens het verblijf van de gasten, meld het probleem dan onmiddellijk en documenteer de situatie.
• Handhaaf duidelijke communicatie: tijdens het uitcheckproces, communiceer duidelijk met de gasten over eventuele aftrekkingen die je van de waarborg wilt maken, samen met de redenen en bewijzen.
• Betaal snel terug: als er geen deel van de waarborg hoeft te worden vastgehouden, zorg er dan voor dat het volledige bedrag binnen de vastgestelde termijn wordt terugbetaald en communiceer dit naar de gasten.
• Overweeg een schadeverzekering: sommige verhuurplatforms bieden verzekeringsmogelijkheden die bescherming bieden tegen schade veroorzaakt door gasten. Onderzoek of dit een optie is die bij je past.
• Houd gedetailleerde dossiers bij: bewaar dossiers van alle communicatie en documentatie met betrekking tot de waarborg en eventuele incidenten van schade.
• Wees eerlijk en professioneel: behandel je gasten eerlijk en professioneel in alle interacties met betrekking tot de waarborg.

Adverteer jouw vakantiehuis op Holidu